Politique sur la protection des renseignements personnels

Contexte

Compte tenu que les entreprises doivent avoir et adapter leurs politiques et leurs pratiques en vue de se conformer aux obligations prévues en matière de confidentialité, il est primordial d’établir une politique interne et des procédures pour la protection des renseignements personnels et ce, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, (LRQ. Chapitre P-39.1). Cette politique inclut la conformité avec les obligations en matière de gestion des renseignements personnels au moment de leur collecte, de leur utilisation, de leur divulgation, de leur conservation, de leur protection et de leur destruction. Cette politique s’applique à tous les mandataires et préposés de Finstrat. Toutes les entreprises fournissant des biens et services au Québec doivent se conformer à cette loi.

Définition

Il faut entendre par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, notamment : le nom, l’âge, le numéro d’assurance social, le revenu annuel, l’avoir net, le statut social, les renseignements bancaires, les comptes, les objectifs financiers, la tolérance au risque, les stratégies de placement, les dossiers relatifs à des prêts, les ordres de placement ainsi que toutes décisions judiciaires en matière matrimoniale et successorale dont copie est conservée au dossier du client.

Mise en oeuvre de la politique

La mise en œuvre de cette politique a été confiée à Finstrat. Non seulement cette personne a la tâche élevée de veiller au respect des différentes lois applicables à la protection des renseignements personnels, mais elle est tenue d’assurer la circulation de l’information ainsi que la formation des membres de l’organisation sur les procédures et pratiques de cette politique. L’application de cette politique s’inscrit dans un cadre déontologique qui privilégie la prudence dans la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels ainsi que la confidentialité des ordres et des opérations des clients. Finalement, cette personne sera en charge de recevoir les demandes de renseignements et les plaintes concernant cette politique.

Consentement

Finstrat s’engage à recueillir les renseignements personnels d’un client nécessaires à la constitution de son dossier que dans la seule mesure où celui-ci aura donné un consentement manifeste, libre et éclairé. Ce consentement sera exigé lors de la première collecte de renseignements. Cette autorisation vise entre autres à faciliter la collecte des renseignements des clients provenant de régions éloignées et de l’extérieur du Québec.

Dans des situations particulières, notamment celle du mineur ou du majeur inapte, sous tutelle ou en curatelle, le consentement pourra être donné par le tuteur légal ou les tuteurs légaux, la tutelle ou curatelle. De plus, tout consentement pourra être donné par procuration ou par autorisation de la loi.

Utilisation et communication à des fins déterminées

Finstrat s’engage à utiliser et communiquer les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ses préposés ou mandataires pourront en prendre connaissance, et cela à la condition que ces renseignements soient nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leurs mandats.

Par ailleurs, Finstrat pourra transmettre à des tiers les renseignements personnels recueillis pour les fins énoncées ci-dessous, notamment à des organismes de placement collectif, à des ministères et organismes gouvernementaux pour lesquels ils sont tenus par la loi de le faire, aux compagnie d’assurances, à son fournisseur informatique, à des entreprises de messagerie et avec le consentement écrit de la personne concernée, à toute autre personne qui en fait la demande.

Accès aux renseignements personnels

En vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra se faire confirmer l’existence de son dossier et pourra obtenir communication des renseignements personnels la concernant.

Par ailleurs, en vertu de l’article 30 de la loi, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra avoir accès à son dossier ou pourra faire rectifier son dossier. Cette demande devra être faite par écrit par la personne concernée justifiant de son identité. Finstrat donnera suite à cette demande dans les 30 jours suivant la date de la requête. L’accès aux renseignements personnels sera gratuit sous réserve de frais raisonnables pouvant être exigés pour la transcription, reproduction ou transmission. Dans l’éventualité où des frais seraient exigibles, le client en sera informé au préalable. L’accès aux renseignements personnels pourra être refusé dans l’une des situations suivantes : les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, la divulgation des renseignements personnels pourrait nuire à une enquête menée par notre service interne, la divulgation des renseignements personnels pourrait avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle Finstrat a un intérêt, l’impossibilité de reproduire les renseignements personnels en raison du support sur lequel ils sont détenus. Par ailleurs, tout refus sera motivé et notifié par écrit à la personne concernée.

Communication de renseignements personnels à des tiers

Dans les cas prévus aux articles 18 et suivants de la loi, une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement qu’elle détient sur elle. Finstrat sera la seule personne compétente afin de déterminer si cet article trouve application ou non advenant une telle demande. Cette demande devra être faite par écrit pour être considérée.

Pour les demandes non couvertes par les articles 18 et suivants de la loi, l’article 13 de la même loi stipule ceci :

Nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu’il détient sur autrui ni les utiliser à des fins non pertinentes à l’objet du dossier, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la présente loi ne le prévoie.

Toute demande de renseignements ou de documents faite par un tiers auprès d’un employé de Finstrat concernant un client doit être obligatoirement transmise par écrit à Bernard L Bissonnette, accompagné du formulaire de « consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers autorisé ». Ce formulaire est disponible auprès de Finstrat

On entend par « tiers » toute personne, organisation ou entreprise qui n’est pas la personne concernée par la demande.

Sauf exception autrement prévue par la loi, Bernard L Bissonnette exigera d’obtenir le formulaire de consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers autorisé du client concerné par la demande et conservera celui-ci dans ses dossiers pour références ultérieures. Finstrat devra rencontrer le client concerné par la demande et devra obtenir sa signature sur le formulaire.

Une fois le consentement écrit du client reçu Bernard Bissonnette cette personne se chargera de transmettre, dans un délai de 30 jours de la réception de la demande du tiers, les renseignements et/ou documents demandés par le tiers et transmettra au même moment au client, par courrier, une copie conforme de la lettre transmise au tiers, copies des documents qui y seront joints, copie de la lettre de demande provenant du tiers ainsi qu’une copie du consentement signé par le client Bernard Bissonnette devra identifier les renseignements ou documents qui pourront être transmis.

À défaut d’obtenir le consentement écrit de la personne concernée par la demande du tiers ,Bernard Bissonnette ne pourra transmettre quoi que ce soit à quiconque sauf sur ordonnance de la Commission d’accès à l’information ou d’un tribunal compétent. La direction de la conformité avisera par écrit le tiers demandeur de l’omission ou du refus de la personne concernée par la demande à consentir à la transmission des renseignements ou documents demandés.

Seule Bernard Bissonnette est autorisée à transmettre, dans les conditions énumérées ci-dessus, des renseignements ou documents à des tiers.

Toute autre personne qui donnerait ou transmettrait quelques renseignements ou documents à un tiers sera seul responsable de tous les dommages que ce fait pourrait causer à la personne concernée ou à Finstrat

Mesures de sécurité et conservation des dossiers

Finstrat s’engage à assurer la protection des renseignements personnels détenus par des mesures appropriées notamment contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Les mesures de protections utilisées par Finstrat s’appliqueront quelle que soit la forme de support utilisé : papier, informatique ou autre.

Les mesures de protection utilisées comprennent entre autre:

L’accès à notre système informatique est sécurisé à deux niveaux. premièrement, l’accès au réseau informatique nécessite la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Deuxièmement, l’accès à certaines bases de données requiert également la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Seul le personnel autorisé peut avoir accès au réseau informatique.

Durée de conservation

Finstrat conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. La durée minimale de conservation des livres, registres et dossiers clients sera celle prescrite par règlement soit 7 ans à partir de la fermeture du dossier.

Destruction des renseignements personnels

Toute destruction de dossiers, livres, registres ou documents contenant des renseignements personnels doit être effectuée en respectant le caractère confidentiel de ces renseignements.

Procédures concernant les plaintes

Dans l’éventualité d’un refus à communiquer à un client un renseignement personnel le concernant ou du non-respect d’un des principes énoncés ci-dessus, le client aura le loisir de formuler ses commentaires, préoccupations ou plainte à l’attention de Bernard L Bissonnette

Cette dernière s’engage à répondre à toutes demandes dans les meilleurs délais et à informer le client des mesures entreprises. Si elle le juge nécessaire, la personne responsable fera une enquête et communiquera le résultat de celle-ci au plaignant.

Bris de confidentialité

Dès qu’un employé ou représentant est informé d’un bris de confidentialité réel ou potentiel, il doit contacter immédiatement Bernard L Bissonnette

Immédiatement après en avoir été informé, cette personne responsable devra déployer tous les efforts nécessaires et raisonnables afin de minimiser les impacts d’un tel bris de confidentialité et devra veiller à rétablir la situation dans les meilleurs délais. Entre autre chose, la personne responsable devra aviser immédiatement le client concerné du bris de confidentialité le concernant afin que celui-ci prenne les mesures appropriés et requises afin de se protéger adéquatement.

Politique sur le traitement des plaintes et règlement des différends

Nom du cabinet concerné par la présente politique

Finstrat, ci-après nommé « le cabinet ».

Application de la présente politique

À titre de cabinet en assurance de personnes, le cabinet est responsable du traitement des plaintes déposées à l’égard du cabinet.

But de la politique

Le but d’une politique de traitement des plaintes et de règlement des différends est de mettre sur pied une procédure équitable et gratuite afin de traiter les plaintes reçues par un représentant.

Elle vise notamment à encadrer la réception des plaintes, la transmission de l’accusé de réception et des avis au plaignant, la création du dossier de plainte, la transmission de ce dossier à l’Autorité des marchés financiers (ci-après appelée «l’Autorité») et la compilation des plaintes en vue de l’élaboration et de la transmission d’un rapport semestriel à l’Autorité.

Le responsable

Le dirigeant du cabinet, Bernard L Bissonnette, est responsable de l’application de la politique et agit à titre de répondant auprès de l’Autorité. Il voit à la formation du personnel et plus particulièrement, à leur transmettre l’information nécessaire au respect de cette politique.

Le responsable a également pour fonctions de :

• faire parvenir un accusé de réception au plaignant;
• transmettre les avis requis au plaignant;
• transmettre le dossier à l’Autorité, sur demande du plaignant;
• tenir un registre des plaintes;
• transmettre un rapport semestriel à l’Autorité.

Plainte

Aux fins de la politique, une plainte constitue l’expression d’au moins un des trois éléments suivants :

• un reproche à l’endroit d’un représentant inscrit;
• l’identification d’un préjudice potentiel ou réel qu’aurait subi ou pourrait subir un consommateur;
• la réclamation d’une mesure correctrice.

Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières du représentant inscrit et sans que le consommateur n’ait porté plainte.

Pour être recevable, une plainte doit être faite par écrit, par le plaignant.

Réception de la plainte

Le consommateur qui désire porter plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

Finstrat
Bernard L Bissonnette MBA
1173 2e Ave
Val-Morin
QC J0T2R0
bernard@finstrat.ca

Toute personne saisie d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de cette politique.

Le responsable doit accuser réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la réception de ladite plainte, en mentionnant au consommateur qu’une étude du dossier sera faite dans les 90 jours.

L’accusé de réception doit au moins contenir les renseignements suivants :

• une description de la plainte reçue précisant le préjudice subi ou potentiel, le reproche fait au représentant inscrit et la demande de mesure correctrice;
• le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte;
• dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai de 15 jours, à défaut de quoi la plainte sera réputée abandonnée;
• une copie de la politique de traitement de plaintes et règlement des différends;
• un avis informant le plaignant de son droit de demander, s’il n’est pas satisfait du résultat du traitement de sa plainte ou du traitement lui-même, à l’expiration du délai de 90 jours fixé pour l’obtention de la réponse finale du représentant inscrit, sans dépasser une période d’un an de la réception de cette réponse, le transfert de son dossier à l’Autorité. L’avis doit également mentionner que l’Autorité peut offrir la médiation si elle le juge opportun et si les parties y consentent;
• un avis rappelant au plaignant que la médiation est un processus de règlement à l’amiable dans le cadre duquel une tierce personne (le médiateur) intervient auprès des parties afin de les aider à parvenir à un accord satisfaisant;
• un avis informant le plaignant que le dépôt d’une plainte auprès de l’Autorité n’interrompt pas la prescription de ses recours contre le représentant inscrit devant les tribunaux de droit civil.

(Un modèle d’accusé-réception est disponible sur le site de l’AMF à www.lautorite.qc.ca.)

Création du dossier de la plainte

Chaque plainte doit faire l’objet d’un dossier distinct.

Le dossier doit comprendre les éléments suivants :

• la plainte écrite du plaignant, incluant les trois éléments de la plainte (le reproche à l’endroit du représentant inscrit, le préjudice réel ou potentiel et la mesure correctrice demandée);
• le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse et les documents l’appuyant);
• une copie de la réponse finale écrite et motivée, qui a été transmise au plaignant.

Le dossier de plainte est conservé à l’adresse d’affaires du cabinet.

Traitement d’une plainte

Dès la réception d’une plainte, le responsable de l’application de la présente politique doit effectuer une enquête afin de rechercher les éléments factuels relatifs aux faits reprochés.

Le responsable doit traiter, de façon équitable et de manière impartiale, toute plainte reçue et doit donner une réponse adéquate en fonction de la particularité de la situation.

Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude.

À l’issue de l’enquête, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale écrite et motivée.

Transmission du dossier à l’Autorité

Si le plaignant n’est pas satisfait du résultat du traitement de sa plainte ou du processus de traitement lui-même, il peut requérir du cabinet qu’il transfère son dossier à l’Autorité des marchés financiers (AMF).

Ce droit ne peut être exercé par le plaignant qu’à l’expiration du délai prévu pour l’obtention d’une réponse finale, sans dépasser une période d’un an de la date de réception de cette réponse.

Le dossier transféré est composé de l’ensemble des pièces relatives à la plainte.

Le respect des règles de protection des renseignements personnels demeure la responsabilité du dirigeant responsable du cabinet et de ses employés.

Création et maintien d’un registre

Un registre des plaintes doit être créé aux fins de l’application de la politique.

Sa mise à jour relèvera du responsable, soit le dirigeant du cabinet.
Toute plainte correspondant à la définition de cette expression doit faire l’objet d’une inscription au registre et, plus particulièrement :

• toute plainte écrite, peu importe le niveau d’intervention impliqué dans le traitement de cette plainte;
• toute poursuite judiciaire visée par la définition du mot plainte.

Rapport annuel

Le responsable transmet à l’Autorité un rapport faisant état du nombre et de la nature des plaintes reçues, selon les catégories figurant au registre de l’assujetti entre le 1er mars et le 1 er mai de chaque année pour la période du 1 er janvier au 31 décembre précédant leur transmission.

Les obligations du représentant

Lorsqu’un consommateur manifeste verbalement au représentant une plainte (et non simplement une insatisfaction), le représentant doit suggérer à ce consommateur de rédiger par écrit sa plainte et lui fournir les coordonnées du dirigeant responsable afin que le consommateur puisse lui acheminer sa plainte.

Dès le moment où un représentant fait l’objet d’une plainte écrite de la part d’un consommateur, il doit éviter de tenir des propos au consommateur plaignant afin d’éluder sa responsabilité ou encore d’admettre sa responsabilité.

Dès que le représentant fait l’objet d’une plainte d’un consommateur, il doit contacter immédiatement son assureur responsabilité professionnelle pour l’en informer. Il n’est pas de la responsabilité du cabinet d’aviser l’assureur responsabilité du représentant.

Date de prise d’effet de la présente politique 01-01-2023